Il linguaggio giuridico, o “legalese”, è da tempo criticato per la sua complessità. Questa complessità rende difficile per i non addetti ai lavori cogliere il vero significato dei testi giuridici e ostacola una comunicazione chiara ed efficace tra avvocati e clienti. Adottare i principi del plain language può colmare questo divario e migliorare la chiarezza, rendendo le informazioni legali più accessibili e utili.
Che cos’è il plain language?
Il plain language è un approccio alla scrittura pensato per rendere i documenti legali chiari, lineari e comprensibili. Mette i lettori al primo posto. A differenza del legalese tradizionale, spesso carico di gergo, strutture sintattiche complesse e formulazioni contorte, il plain language dà priorità alle esigenze del lettore. Si fonda su alcune pratiche chiave:
- Semplicità: il plain language evita il gergo superfluo e i termini complessi. Quando i termini tecnici sono inevitabili, vengono spiegati con chiarezza.
- Chiarezza: le frasi sono costruite in modo lineare. La forma passiva è ridotta al minimo a favore di quella attiva, più diretta e coinvolgente.
- Organizzazione: i documenti sono organizzati in modo logico, con titoli chiari, elenchi puntati e paragrafi concisi che aiutano il lettore a orientarsi nei contenuti.
- Accessibilità: il linguaggio è calibrato sul livello di competenza e alfabetizzazione del lettore, rendendo le informazioni legali comprensibili a un pubblico più ampio.
Usare il plain language non significa semplicemente semplificare il testo, ma garantire che i documenti siano davvero fruibili. In questo modo i lettori possono trovare, comprendere e utilizzare con facilità le informazioni di cui hanno bisogno. In pratica, un contratto scritto in plain language indicherà con chiarezza i diritti e gli obblighi di ciascuna parte, rendendo più semplice per le parti coinvolte comprendere le proprie responsabilità.
Lo standard sul plain language dell’International Organization for Standardization (ISO)
Lo standard ISO 24495-1:2023 fornisce un quadro completo per l’applicazione dei principi del plain language. Questo standard internazionale delinea alcuni principi guida volti a migliorare la leggibilità e l’efficacia dei documenti. Sono i seguenti:
- Rilevanza: i contenuti devono rispondere direttamente alle esigenze del lettore. Significa concentrarsi su ciò che il lettore ha bisogno di sapere e presentarlo in modo da rispondere alle sue domande e preoccupazioni specifiche.
- Reperibilità: le informazioni devono essere facili da individuare. Servono titoli chiari, sottotitoli e una struttura ordinata che aiuti il lettore a trovare rapidamente ciò che cerca.
- Comprensibilità: il testo deve essere facile da comprendere. Questo significa usare un linguaggio semplice, evitare le ambiguità e fornire spiegazioni chiare dei termini tecnici o specialistici.
- Usabilità: il documento deve essere facile da usare. Le informazioni devono essere presentate in modo da agevolarne l’applicazione o l’utilizzo da parte del lettore.
Rispettare questi principi rende i documenti più leggibili e può migliorarne l’efficienza complessiva. Per le organizzazioni, questo può tradursi in un notevole risparmio di tempo e denaro, riducendo la necessità di chiarimenti e revisioni. Inoltre, documenti chiari e ben strutturati possono migliorare la compliance e ridurre i contenziosi, minimizzando i fraintendimenti.
I benefici del plain language
I benefici del plain language nella pratica legale sono numerosi e ben documentati. Tra i principali vantaggi:
- Migliore comprensione: il plain language aiuta i lettori a comprendere i documenti legali con maggiore efficienza. Diversi studi dimostrano che, quando i documenti sono scritti con chiarezza, i lettori riescono a coglierne meglio il contenuto e a prendere decisioni informate.
- Maggiore fiducia: quando le informazioni legali sono presentate in modo diretto, si rafforza la fiducia tra i professionisti legali e i loro clienti. I clienti si sentono più sicuri della propria assistenza legale quando comprendono i termini dei loro accordi e i propri diritti.
- Più trasparenza: il plain language promuove la trasparenza, rendendo i processi e i documenti legali più aperti e comprensibili. Questo può portare a una maggiore responsabilità e a meno controversie legate a interpretazioni errate.
- Maggiore efficienza: per le organizzazioni, il plain language può snellire i processi, riducendo la necessità di spiegazioni e chiarimenti aggiuntivi. Questa efficienza può tradursi in risparmi sui costi e in una migliore produttività.
- Relazioni più solide con i clienti: i clienti apprezzano la comunicazione chiara. Gli avvocati che spiegano questioni complesse con un linguaggio semplice costruiscono con ogni probabilità relazioni più solide e positive con i propri clienti, con livelli più alti di soddisfazione e fidelizzazione.
Le sfide nel contesto legale
Nonostante i suoi vantaggi, applicare il plain language nei documenti legali può presentare diverse sfide:
- Complessità dei concetti giuridici: i concetti giuridici possono essere intrinsecamente complessi e richiedere un linguaggio preciso per trasmetterne accuratamente il significato. Semplificarli senza perdere sfumature importanti può essere difficile. È essenziale bilanciare chiarezza e precisione, per garantire che il testo giuridico resti accurato ed efficace.
- Resistenza al cambiamento: alcuni professionisti legali possono essere abituati agli stili di scrittura giuridica tradizionali e opporsi all’adozione del plain language. Superare questa resistenza richiede formazione e un cambio di mentalità sui benefici della comunicazione chiara. È interessante notare che gli studi condotti dal MIT e dalla University of Chicago dimostrano che nemmeno agli avvocati piace il legalese.
- Mantenere la professionalità: i documenti legali devono conservare una certa formalità e professionalità. Può essere difficile riuscirci semplificando al tempo stesso il linguaggio. Trovare il giusto equilibrio è fondamentale per garantire documenti al contempo professionali e accessibili.
- Formazione e risorse: adottare il plain language può richiedere formazione e risorse aggiuntive. I professionisti legali devono avere le competenze e le conoscenze necessarie per applicare efficacemente i principi del plain language nel proprio lavoro.
- Tradizioni giuridiche e precedenti: alcune tradizioni giuridiche e alcuni precedenti possono attribuire importanza a specifiche formule e formulazioni. Muoversi tra queste tradizioni integrando il plain language richiede attenzione e, in alcuni casi, l’adattamento di prassi consolidate.
- Conoscenze specialistiche: Un uso sapiente del plain language può richiedere conoscenze specialistiche in discipline affini, come lo user design, la psicologia e le neuroscienze, per citarne alcune. Con il giusto partner, tuttavia, potete rendere i vostri documenti più facili da comprendere e da consultare, a vantaggio vostro e dei vostri clienti.
Guardando al futuro
Il plain language è essenziale per una comunicazione efficace in ambito legale, non una semplice scelta stilistica. Mettendo al primo posto le esigenze del lettore e rispettando standard come quelli fissati dall’ISO, i professionisti legali possono redigere documenti che non solo sono accessibili, ma costruiscono comprensione e fiducia con i clienti. Adottare il plain language va oltre il miglioramento della leggibilità: rafforza in modo sostanziale l’efficacia dei servizi legali.