Nella nostra ricerca della produttività, ci ritroviamo spesso sommersi dalle attività e da un sovraccarico di informazioni. Una strategia comune per gestire questo caos è la creazione di checklist. Come spiegato nell’opera fondamentale di Atul Gawande, “The Checklist Manifesto”, ci sono diverse ragioni per cui le checklist sono considerate efficaci:
- Promuovere una comunicazione non gerarchica. Le checklist creano ambienti in cui la gerarchia non ostacola la comunicazione, favorendo la segnalazione aperta degli errori e i suggerimenti a tutti i livelli.
- Concentrarsi sulle attività rilevanti. Le checklist aiutano a eliminare i dettagli superflui, snellendo i processi.
- Dimostrare preparazione. Le checklist sono la prova di una pianificazione e di un’organizzazione preventive.
- Garantire la conferma verbale. Nei contesti ad alto rischio, le checklist vengono usate per conferme ad alta voce, così da assicurare una comunicazione chiara.
- Migliorare il coordinamento del team. Le checklist allineano i membri del team su obiettivi e procedure comuni, favorendo la collaborazione.
- Ridurre il carico cognitivo. Le checklist sollevano dalla necessità di ricordare ogni dettaglio, migliorando la concentrazione sulle attività complesse.
- Aumentare coerenza e affidabilità. Le procedure standardizzate tramite checklist garantiscono risultati uniformi.
- Rafforzare la responsabilizzazione. Le checklist delineano con chiarezza compiti e responsabilità, accrescendo la responsabilità individuale.
- Facilitare formazione e delega. Le checklist sono strumenti utili per delegare in modo efficiente e formare i nuovi membri del team.
- Fungere da strumenti di riferimento. Le checklist sono guide rapide da consultare durante attività complesse o di routine.
Tuttavia, le checklist in genere mettono l’accento sulle attività da completare, trascurando un aspetto cruciale: cosa non fare.
Nel vostro studio legale, nel vostro team aziendale o in qualsiasi contesto professionale, avete mai pensato di adottare una “Not to Do List”? Una “Not to Do List” è uno strumento semplice ma potente per individuare azioni e comportamenti da evitare, come le inefficienze più comuni sul lavoro o le abitudini controproducenti.
Ecco alcuni spunti per creare una “Not to Do List” efficace:
- Coinvolgete diversi membri del team. Coinvolgete diversi membri del team, ma limitate il gruppo a una dimensione gestibile, seguendo la “regola delle due pizze” di Jeff Bezos.
- Gestite il processo in modo non gerarchico. Tutti possono offrire spunti preziosi. Se siete partner, general counsel o senior associate, cercate di parlare per ultimi e incoraggiate contributi e feedback da parte di tutti.
- Coinvolgete un facilitatore esterno. Affidatevi a facilitatori imparziali ed esperti per guidare il processo di creazione.
- Dedicate un momento specifico alla creazione della lista. Le not to do list richiedono diverse ore di lavoro per essere completate. Suggeriamo di pianificare un momento dedicato (un retreat, un weekend o una data specifica). Questo rafforzerà anche lo spirito di squadra
- Limitate il numero di voci della lista. Mantenete la lista focalizzata e facile da ricordare, con un massimo di 10 voci.
- Garantite specificità: Definite con chiarezza le azioni e i comportamenti da evitare.
- Usate supporti visivi: Usate icone, simboli e infografiche per una migliore comprensione e memorizzazione.
- Assicurate una comprensione condivisa. Assicuratevi che tutti i membri del team conoscano e comprendano la lista.
- Incoraggiate la condivisione facoltativa: Se possibile, diffondete la lista oltre il team per rafforzare l’impegno (ad esempio pubblicandola sui social media o mostrandola ai clienti)
- Rivedetela e aggiornatela regolarmente: Mantenete la lista rilevante con revisioni periodiche.
- Evidenziate le conseguenze: Delineate le ripercussioni del mancato rispetto della lista.
- Integratela con i processi esistenti: Incorporate la lista in modo fluido nei flussi di lavoro attuali.
Vi interessa sviluppare una “Not to Do List” per il vostro team? Possiamo facilitare un workshop per guidarvi nel processo.
Per maggiori informazioni o per organizzare un workshop, scriveteci a talk@betteripsum.net